Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för uppgifterna

Frontspace CRM används av organisationer som sköter sina kundrelationer i tjänsten. Det innebär att det finns två slags personuppgifter här, med olika ansvarig — och skillnaden avgör vem du ska vända dig till.

Frontspace AB är personuppgiftsansvarig för uppgifter om dig som användare av tjänsten: ditt konto, din inloggning, din roll i organisationen, organisationens fakturauppgifter, den support du kontaktar oss om och de säkerhetsloggar som visar vem som loggat in.

Frontspace AB är personuppgiftsbiträde för allt som en organisation själv registrerar i sitt CRM: kunder, kontaktpersoner, förfrågningar, ordrar, dokument och anteckningar. Där är organisationen personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamålen. Vi behandlar uppgifterna enbart enligt organisationens instruktioner och det personuppgiftsbiträdesavtal som ingår i kundavtalet (art. 28 GDPR).

Är du kund eller kontaktperson hos ett företag som använder Frontspace CRM, är det det företaget du ska vända dig till med frågor om dina uppgifter — inte oss. Hör du ändå av dig hjälper vi dig vidare till rätt organisation.

Kontaktuppgifter: hej@frontspace.se

2. Vilka uppgifter som behandlas

Uppgifter vi är personuppgiftsansvariga för

• Kontouppgifter — namn, e-postadress, lösenord (hashat), roll i organisationen, profilbild
• Organisationsuppgifter — företagsnamn, organisationsnummer, faktura- och kontaktuppgifter
• Användningsdata — inloggningar, säkerhetshändelser och ändringsloggar kopplade till ditt konto
• Supportärenden — det du skriver till oss när du ber om hjälp

Uppgifter vi behandlar som biträde, åt organisationen

• Kunduppgifter — företag, kontaktpersoner, adresser, telefonnummer och e-post som organisationen registrerar
• Affärshandlingar — förfrågningar, offerter, ordrar, fakturor och avtal
• Dokument och bilder som laddas upp till organisationens filarkiv
• Anteckningar, uppgifter och påminnelser som organisationens användare skriver

3. Hur uppgifterna används

Som personuppgiftsansvariga använder vi uppgifter för att:

• Tillhandahålla och drifta tjänsten Frontspace CRM
• Hantera ditt konto och din organisations medlemskap
• Skicka transaktionsmeddelanden (bekräftelser, inbjudningar, påminnelser)
• Ge kundsupport och hantera felanmälningar
• Upptäcka och utreda säkerhetsincidenter
• Fakturera och uppfylla rättsliga skyldigheter

Uppgifterna i en organisations CRM använder vi inte för egna ändamål. Vi tränar inga modeller på dem, säljer dem aldrig, och läser dem inte annat än när organisationen ber oss om hjälp i ett supportärende eller när lag kräver det.

4. Laglig grund

För de uppgifter vi är personuppgiftsansvariga för stödjer vi behandlingen på:

• Avtal — det som krävs för att leverera tjänsten till dig och din organisation
• Rättslig förpliktelse — främst bokföringslagen
• Berättigat intresse — säkerhet, missbruksförebyggande och utveckling av tjänsten
• Samtycke — i de fall vi uttryckligen ber om det

För uppgifterna i en organisations CRM är det organisationen som bestämmer laglig grund. Vi har ingen egen grund för dem, och behöver ingen — vi behandlar dem åt någon annan.

5. Lagring, gallring och säkerhet

All data lagras på servrar inom EU (Frankrike) hos Scaleway. Vi använder kryptering i transit (TLS) och i vila. Lösenord lagras aldrig i klartext utan hashas med bcrypt. Åtkomst till en organisations uppgifter är avgränsad till den organisationens egna användare.

Innehållet i en organisations CRM sparas så länge organisationen vill ha kvar det — det är organisationens beslut, inte vårt. Raderar organisationen en uppgift, eller avslutar sitt konto, raderas den ur systemet.

För loggar och tekniska data som vi ansvarar för gäller att de sparas så länge de behövs för säkerhet, felsökning och drift, och därefter tas bort. Vi håller på att införa automatisk gallring med fasta tidsgränser för varje sådan kategori; när den är i drift skriver vi ut tiderna här.

Databasen säkerhetskopieras varje dygn av Scaleway, med sju dagars lagring och i en annan region än driftmiljön. En raderad uppgift kan därför finnas kvar i en säkerhetskopia i upp till sju dagar innan kopian åldras ut.

Fyra saker sparas utan tidsgräns, och det är avsiktligt: underskrifter och deras bevisning ska leva lika länge som avtalet de styrker, ändringsloggen är det som gör det möjligt att se vem som gjort vad, notiser är en del av tjänstens innehåll, och fakturaunderlag måste sparas i sju år enligt bokföringslagen.

6. Underbiträden och delning

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi anlitar följande leverantörer för att kunna driva tjänsten, alla bundna av personuppgiftsbiträdesavtal:

• Scaleway SAS (Frankrike) — drift, databas, fillagring och loggar
• Mistral AI SAS (Frankrike) — tolkar filer du laddar upp vid AI-assisterad kundimport. Innehållet skickas för att läsas av, sparas inte hos leverantören och används inte för modellträning
• Mollie B.V. (Nederländerna) — betalningar för abonnemanget
• Fortnox AB (Sverige) — bokföringsintegration, för de organisationer som kopplat den
• Bolagsverket (Sverige) — uppslag av offentliga företagsuppgifter
• Europeiska kommissionen, GISCO (EU) — normalisering av adresser
• E-postleverantör inom EU — utskick av transaktionsmejl

Väljer en organisation att koppla ett externt AI-verktyg till sitt CRM, till exempel via vårt öppna API, är det organisationens eget beslut och organisationens ansvar mot den leverantören. Kopplingen visas i organisationens inställningar och kan återkallas där.

Vi lämnar även ut uppgifter om lag eller myndighetsbeslut kräver det.

7. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång — du kan begära ett utdrag av de uppgifter vi har om dig
• Rätt till rättelse — du kan begära att felaktiga uppgifter korrigeras
• Rätt till radering — du kan begära att dina uppgifter raderas ("rätten att bli glömd")
• Rätt till begränsning — du kan begära att behandlingen begränsas i vissa fall
• Rätt till dataportabilitet — du kan begära dina uppgifter i ett strukturerat format
• Rätt att invända — mot behandling som baseras på berättigat intresse

Gäller din begäran uppgifter i en organisations CRM ska den riktas till den organisationen, som är personuppgiftsansvarig. Vi hjälper organisationen att verkställa den — det är en del av vårt biträdesavtal — men vi kan inte besluta om den åt dem.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på hej@frontspace.se. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se.

8. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att hålla dig inloggad och komma ihåg dina inställningar. Vi använder inga spårningscookies från tredje part eller reklamcookies.

• Sessionscookie — för att hålla dig inloggad under din session
• Organisationscookie — för att komma ihåg vilken organisation du senast besökte

9. Kontakt

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss: